Stop de kantoortuin. Serieus.

Een open kantoor maakt (hoogsensitieve) werknemers ziek en improductief. Dat los je niet op met een paar oordoppen of andere trucs, zegt Pieter Offermans van hswerknemer.nl.

Hoogsensitiviteit is een eigenschap die voorkomt bij één op de vijf mensen. Een hoogsensitief persoon (HSP) is gevoeliger voor zintuiglijke prikkels en verwerkt informatie op een meer diepgaande manier. De eigenschap heeft zowel voordelen als nadelen. Zo bestaat er een verband tussen prikkelgevoeligheid en creatief denken. Hersenscans laten bovendien zien dat HSP’s over een sterk invoelend vermogen beschikken. Andere voordelen zijn onder meer bedachtzaamheid (de HSP ‘bezint eer hij begint’), een hang naar rechtvaardigheid en – in zekere zin – een grotere mate van veerkracht. Die kenmerken maken HSP’s een onmisbaar deel van elk team. De keerzijde is dat HSP’s in een drukke omgeving al gauw te veel informatie binnenkrijgen. Stress en overprikkeling liggen dan op de loer.

HSP’s kunnen niet werken in de kantoortuin
In een onderzoek uit 2015 geeft 96 procent van de ondervraagde HSP’s aan last te hebben van felle lampen, sterke geuren, overvolle ruimtes of onaangename temperaturen. Maar liefst 95 procent geeft aan soms overdonderd te raken door de energie van mensen in een volle ruimte. En een even groot percentage zou het liefst werken in een privékantoor. Het open kantoor wordt steevast genoemd als meest gevreesde (en improductieve) kantoorinrichting.

Stop werknemers niet gedwongen samen in één kantoortuin

HSP’s (en ook veel niet-HSP’s) staan voor uitdagingen als zij in zo’n drukke en hectische ruimte moeten werken. Van pratende collega’s tot de geur van meegebrachte lunches: er zijn overal prikkels, maar nergens plekjes die rust of beschutting bieden. De oplossing? Vaak hoor ik mensen zeggen: ‘Ik heb nog wel wat tips om de kantoortuin te overleven.’ Met wat simpele ingrepen, zo is de gedachte, kun je het open kantoor omtoveren tot een paradijs van productiviteit.

Hieronder deel ik de vijf meest gehoorde ‘oplossingen’ en mijn kritiek daarop.

1. ‘Volg een cursus stressbestendigheid.’
Sommige mensen vroegen me of een HSP – met een training of iets dergelijks – wat minder prikkelgevoelig kan worden. ‘Na het volgen van een cursus stressbestendigheid kun je vast wel in de kantoortuin werken, toch?’ Het antwoord: nee. Hoogsensitiviteit is een aangeboren eigenschap. Je kunt het vergelijken met de kleur van je ogen of je huid. Het is niet iets wat je kunt ‘uitzetten’, laat staan dat je dat kunt leren. Informatie komt continu in high-definition binnen. Dat is een gegeven. Er zijn mensen die zeggen dat als je maar lang genoeg in een drukke omgeving zit, je vanzelf minder prikkelgevoelig wordt.

Prikkelgevoeligheid leer je niet af, je kunt wél leren om goed voor jezelf te zorgen

Uit ervaring weet ik dat je inderdaad een heel klein beetje kunt wennen aan bepaalde prikkels. Als je langs een snelweg woont, bijvoorbeeld, zullen de voorbijrazende auto’s na een tijdje je niet meer bewust opvallen. Maar: je hersenen verwerken prikkels onbewust. Dus al valt herrie je minder op, je brein draait nog steeds op volle toeren. Dit betekent overigens niet dat een HSP nooit baat zou hebben bij een training of coaching. Hoewel je – zoals gezegd – niet je prikkelgevoeligheid kunt afleren, kun je wél leren om goed voor jezelf te zorgen. Je kunt bijvoorbeeld leren hoe je grenzen stelt en daarover communiceert. Zo heb ik zelf dankzij coaching de vaardigheden ontwikkeld om op het werk beter aan te geven welke omgeving ik nodig heb om optimaal te presteren.

2. ‘Dan draag je toch oordopjes?’
Als ik een euro kreeg voor elke keer dat ik deze opmerking hoorde… Oordopjes helpen alleen tegen geluid – en zelfs dat doen ze niet eens goed. In mijn loopbaan zat ik op een gegeven moment met oordoppen in én geluiddempende koptelefoon op in de kantoortuin. Hielp bar weinig. Boven mijn nu oorverdovende slikken, kauwen en ademhalen uit hoorde ik – zij het ver weg – nog steeds collega’s praten en telefoons rinkelen.
Maar ook al zou het muisstil zijn: non-auditieve prikkels blijven binnenkomen. Denk aan collega’s die zichtbaar rondlopen, de felgekleurde sweater van de overbuurman, het oogverblindend felle beeldscherm van de buurvrouw, sterk ruikende parfums, de plotselinge tochtstroom van een openslaande deur… In een kantoortuin is bovendien iedereen onderworpen aan dezelfde temperatuur en lichtsterkte. De verwarming staat op één (gemiddelde) stand en één schakelaar bepaalt of een hele afdeling badend in het licht of in het donker werkt. Dat betekent dat er altijd mensen in de ruimte zijn die het te koud, te warm, te donker of te licht vinden. Zeker voor een HSP kan een snikhete/steenkoude en felverlichte ruimte belemmerend werken.

Ook met oordopjes in je oren blijft het gebrek aan privacy een probleem.

Dan is er nog een belangrijk bezwaar waar oordopjes niet tegen helpen: het gebrek aan privacy. In de kantoortuin staan hooguit een paar schotten of halfhoge kasten om de werknemer enige beschutting te geven. Maar dit is lang niet genoeg: er steekt altijd wel een paar ogen om de hoek of over de schutting. Studies tonen systematisch aan dat werknemers die kunnen werken in een ruimte met voldoende privacy meer tevreden en productiever zijn. Dit geldt in grote mate voor HSP’s: zij geven aan aanzienlijk slechter te presteren als er over hun schouder wordt meegekeken. De Amerikaanse psychologe Elaine Aron concludeerde dit al in haar eerste onderzoek naar hoogsensitiviteit. Wat HSP’s nodig hebben zijn dus geen oordopjes maar muren.

3. ‘Iedereen mag thuiswerken. Probleem opgelost.’
Ik ben een groot voorstander van plaatsonafhankelijk werken. Per slot van rekening maakt het niet uit wáár iemand werkt, maar welk resultaat hij levert. Als iemand het beste presteert in een koffiebar, in het park of thuis, dan kan er weinig op tegen zijn om ‘m dáár te laten werken. Mijn eigen thuiswerkdagen zijn altijd zeer productief, maar er zijn twee redenen waarom thuiswerken geen volwaardig alternatief is voor de kantoortuin. Ten eerste: niet iedereen beschikt thuis over een prikkelarme werkplek. Ten tweede: er zijn werkdagen waarop je aanwezigheid op kantoor is vereist, bijvoorbeeld omdat er vergaderingen staan gepland. Het is dan een absolute must om tussen de overleggen door te kunnen werken op een rustige, beschutte werkplek.

4. ‘En als we nou spelregels afspreken?’
Dit zie ik vaak gebeuren: organisaties merken dat hun werknemers klachten ondervinden van de kantoortuin en introduceren spelregels. Niet hardop praten, voor lange telefoongesprekken gaan we naar de gang en lunchen doen we niet achter het bureau. Op het internet zijn veel van die lijstjes te vinden. Uit ervaring en vele gesprekken met hoogsensitieve en niet-hoogsensitieve werknemers weet ik dat spelregels niet werken. Bij punt twee besprak ik al de veelvoud aan prikkels in de kantoortuin. Hoe ga je die allemaal vastleggen in instructies en verboden? Je kunt werknemers moeilijk verbieden om van hun plek te lopen, felgekleurde kleding te dragen, een liedje te neuriën, iemands blik te kruisen, te hoesten, te kuchen, te niezen… In een omgeving waar je voortdurend op je tellen moet passen om niemand tot last te zijn, zou niemand meer aan werken toekomen. Ja, het open kantoor is een hel, maar een bomvolle ruimte waarin je je acht uur per dag ‘koest’ moet houden is misschien nog erger.

LEES OOK: VEEL BEDRIJVEN INTRODUCEREN TEGENWOORDIG ‘DE KANTOORSPEELTUIN’. LEES WAAROM DIT ABSOLUUT GEEN OPLOSSING IS VOOR STRESS!

5. ‘Gewoon even mediteren en je kunt er weer fris tegenaan!’
Mindfulness neemt een hoge vlucht in het bedrijfsleven. Volgens de voorstanders helpt de techniek bij depressie, angst en pijn. En inderdaad: voor een deel van de mensen lijkt mindfulness te werken. Toch zijn aandachtstrainingen géén alternatief voor een gezonde en productieve werkplek. Het gevaar bestaat namelijk dat werkgevers en werknemers meditatie beschouwen als een quick fix, een trucje dat je toepast om op adem te komen. ‘Even een kwartiertje mediteren en hup, je kunt weer de kantoortuin in.’ Wanneer een organisatie mindfulness inzet voor het bestrijden van symptomen, kijkt men niet meer naar de bron van de klachten die werknemers ervaren.

Klachten veroorzaakt een open kantoor genoeg, niet alleen bij hoogsensitieve werknemers

Want klachten veroorzaakt het open kantoor genoeg – en niet alleen bij hoogsensitieve werknemers. Werknemers in de kantoortuin zijn 62 procent vaker ziek en verliezen gemiddeld 86 minuten per dag door afleiding. Keer op keer toont onderzoek aan dat het open kantoor gepaard gaat met lagere werktevredenheid, slechtere samenwerking, verlies van productiviteit en een hoger verzuim. Een kwartier (of halfuur, of uur) mindfulness per dag zal de negatieve gevolgen van de kantoortuin hooguit een beetje verlichten. Maar dat neemt niet weg dat werknemers het grootste deel van de dag in een ziekmakende en hectische omgeving zitten.
Vergelijk het met een kantoorgebouw dat vol zit met asbest. In zo’n geval zegt de werkgever ook niet: ‘Jullie krijgen dagelijks een kwartiertje om een frisse neus te halen en daarna moet je weer het gebouw in.’
Wat werkt wel?

Eén oplossing
Er is eigenlijk maar één oplossing: afscheid nemen van het open kantoor. In plaats daarvan stel ik voor om een variëteit aan werkruimtes te maken. Ruimtes die aansluiten bij de verschillende taken en uiteenlopende prikkelniveaus van medewerkers. Een kantoor dat genoeg mogelijkheden biedt om met collega’s te overleggen én om in rust te werken. Deze oplossing klinkt misschien minder sexy dan de ‘10 Simpele tips om de kantoortuin te overleven’-lijstjes die je op het internet vindt. Maar het is de enige manier om écht iets tegen het leed van de kantoortuin te doen.

Pieter Offermans is auteur, blogger en hoogsensitief werknemer. Pieter schrijft op zijn website en voor STRESSED OUT over hoogsensitiviteit en werk.

LEES VERDER: WAT STRESS NOU PRECIES IS? EVELINE LEGT HET UIT!